Phần này sẽ giới thiệu tổng quát Phần mềm quản lý kinh doanh BMS.trade, bao gồm các phân hệ và các nghiệp vụ cũng như tổ chức dữ liệu, cách thức xử lý số liệu và các chức năng của chương trình.
(Màn hình chính của BMS.trade)
Các tính năng tổng quát
Thiết lập tuỳ chọn cấu hình hệ thống chương trình
Người dùng có thể thiết lập thông tin về doanh nghiệp, các qui định về tính toán, xử lý giao diện của chương trình,… Và cũng có thể định dạng kiểu hiển thị ngày tháng, phần thập phân của trường số lượng, thành tiền,…
Màn hình thiết lập các tùy chọn của chương trình
Định dạng số
Định dạng hiển thị số của các loại số liệu như số lượng, đơn giá… Định dạng này được ứng dụng cho toàn bộ hệ thống.
Thiết lập phát sinh mã đối tượng và mã chứng từ
Để tiện lợi cho việc nhập liệu, BMS.trade có chức năng thiết lập thông số mặc định cho việc phát sinh mã chứng từ các nghiệp vụ cũng như mã đối tượng (như: hàng hoá, khách hàng..). Chức năng này làm tăng tốc độ nhập liệu và chuẩn hoá dữ liệu
Thiết lập các phương thức
Giúp người dùng tự định nghĩa các phương thức thu-chi, xuất-nhập trong hệ thống để dễ quản lý và thống kê
Cấu hình lựa chọn màn hình hiển thị
Là tiện ích giúp tuỳ chọn màn hình làm việc mặc định ở tất cả các phân hệ hay nghiệp vụ liên quan, cá nhân hoá cho ‘bàn làm việc’
Phân hệ Quản trị hệ thống – BMS.trade
Là phân hệ cung cấp chức năng mang tính quản trị hệ thống như: Sao lưu dữ liệu, phục hồi đữ liệu, quản lý người dùng, phân quyền, định nghĩa các giao diện của hệ thống, theo dõi sự kiện, kết sổ, khoá sổ,…
Sơ đồ chức năng
Một số chức năng tiêu biểu
Quản lý người dùng
BMS.trade tổ chức người dùng chương trình theo từng nhóm sử dụng, mỗi người dùng được liên kết với thông tin nhân viên – danh sách nhân viên của doanh nghiệp, liên quan đến các nghiệp vụ, giao dịch khác
Phân quyền sử dụng
BMS.trade kiểm soát chặt chẽ quyền sử dụng theo từng chức năng, nghiệp vụ cụ thể, có thể phân theo từng người dùng hoặc phân theo nhóm sử dụng tương ứng
Sao lưu dữ liệu
Để tránh rủi ro có thể xảy ra làm mất dữ liệu do sự cố, người dùng phải thường xuyên thực hiện sao lưu dữ liệu dự phòng.
Phục hồi dữ liệu
Nếu có sự cố dẫn đến mất dữ liệu BMS.trade hỗ trợ phục hồi dữ liệu từ nguồn dữ liệu đã được sao lưu trước đó.
Nâng cấp dữ liệu
Khi có nhu cầu cần nâng cấp dữ liệu BMS.trade hỗ trợ bạn nâng cấp tự động hoặc bạn có thể tự thực hiện nâng cấp
Phân hệ quản lý mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quá trình đặt hàng, quá trình giao hàng của nhà cung cấp, quản lý quá trình nhập kho và theo dõi hàng xuất trả về cho nhà cung cấp. Đồng thời ghi nhận lại công nợ nhà cung cấp và theo dõi quá trình chi trả công nợ cho nhà cung cấp.
Phân hệ Quản lý Mua hàng
Quản lý đặt hàng
BMS.trade giúp người dùng tạo đơn đặt hàng, đồng thời ghi nhận nhật ký những lần đặt hàng và theo dõi quá trình cung cấp hàng của nhà cung cấp. Qua đó có thể đánh giá được nhà cung cấp, tìm được nguồn cung ứng ổn định, chất lượng mang lại hiệu quả cao cho doanh nghiệp và tránh các rủi ro do thiếu hàng, cháy hàng.
Quản lý nhập hàng
BMS.trade cho phép chuyển nhanh đơn đặt hàng thành phiếu nhập hàng và theo dõi quá trình giao hàng của nhà cung cấp.
Danh sách phiếu nhập hàng
Quản lý trả hàng nhà cung cấp
Trường hợp hàng hóa bị hư hỏng hoặc không đạt chất lượng, bộ phận kho sẽ thực hiện tạo phiếu trả hàng về cho nhà cung cấp. Hệ thống cho phép xác định các thông tin về hàng hóa và chứng từ nhập bị trả về.
Danh sách phiếu trả hàng nhà cung cấp
Quản lý chi tiền
BMS.trade cho phép tạo phiếu chi tiền thanh toán công nợ cho nhà cung cấp, có thể thanh toán bằng nhiều loại tiền tệ khác nhau bằng các hình thức như tiền mặt hoặc chuyển khoản. Hệ thống hỗ trợ nhiều phương thức hoạch toán các khoản đã chi như: tự động hoạch toán, hoạch toán theo chứng từ hoặc người dùng có thể tự hoạch toán bằng tay. Ngoài ra, quản lý phiếu chi tiền gối đầu và theo dõi công nợ nhà cung cấp theo chứng từ nhập.
Việc theo dõi tình hình bán hàng của doanh nghiệp là công việc hết sức quan trọng đối với nhà quản lý. Nắm được tình hình thực tế đặt hàng, bán hàng, cũng như các thông tin liên quan tại bộ phận bán hàng giúp nhà quản lý có được cái nhìn tổng thể về tình hình kinh doanh của doanh nghiệp nhằm đưa ra các mục tiêu, chiến lược kinh doanh phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả đem lại lợi nhuận cao.
Phân hệ Bán hàng
BMS.trade giúp quản lý quá trình từ khi báo giá đến khi xuất hàng bán, thống kê vào báo cáo doanh thu, lợi nhuận thu được từ bán hàng. Hỗ trợ thiết lập các chương trình khuyến mãi – giảm giá và theo dõi doanh thu đạt được trong các đợt khuyến mãi. Giúp nhà quản lý dễ dàng hơn trong việc theo dõi, quản lý hoạt động bán hàng tại doanh nghiệp mình
Sơ đồ chức năng
Màn hình chính phân hệ bán hàng
Quản lý báo giá
Hệ thống hỗ trợ tạo báo giá gửi đến khách hàng và theo dõi tình hình báo giá cho khách hàng. Đồng thời hỗ trợ tạo phiếu đặt hàng xuất, phiếu xuất hàng dựa trên báo giá đã tạo nhằm giúp cho nhà quản lý thao tác nhanh và chính xác hơn. Ngoài ra, hệ thống cho phép thống kê theo dõi các báo giá đã thành công hoặc các báo giá đang trong tình trạng báo giá. Từ đó phòng kinh doanh có thể đưa ra các chiến lược chăm sóc khách hàng hoặc có những hoạt động thúc đẩy khách hàng quan tâm hơn đến sản phẩm của doanh nghiệp mình.
Quản lý đặt hàng
Việc ghi nhận lại các đơn đặt hàng của khách hàng trong BMS.trade giúp nhà quản lý nắm được nhu cầu tiêu thụ của khách hàng để có kế hoạch đặt hàng kịp thời hoặc có các biện pháp điều tiết hàng hóa hợp lý nhằm đáp ứng nhanh và đủ yêu cầu của khách hàng.
Ngoài ra, hệ thống quản lý quá trình xuất hàng của từng đơn hàng và theo dõi tình trạng các đơn hàng.
Quản lý bán hàng
BMS.trade hỗ trợ tạo nhanh phiếu xuất hàng dựa vào đơn đặt hàng hoặc phiếu báo giá đã tạo, ghi nhận các thông tin thanh toán của khách hàng, khách hàng có thể thanh toán bằng tìền mặt, thanh toán một phần hoặc nợ lại. Hệ thống tự động hoạch toán đưa vào doanh thu và công nợ của khách hàng.
Phiếu nhập hàng trả
Khi phát sinh hoạt động trả hàng của khách, hệ thống hỗ trợ tạo phiếu nhập hàng trả ghi nhận các thông tin về khách trả và cho phép truy xuất lại những chứng từ xuất bị trả hàng lại.
Phiếu thu tiền
BMS.trade giúp nhà quản lý ghi nhận các khoản thu từ khách hàng: thu công nợ, thu tiền gối đầu,… cho phép thu nhiều loại tiền tệ, hệ thống tự động hoạch toán các khoản thu theo một hoặc nhiều chứng từ.
Phiếu xuất tổng hợp
Khi cần xuất hàng trong nhiều phiếu một lần BMS.trade cho phép tạo phiếu xuất tổng hợp để xuất hàng.
Chiết khấu – khuyến mãi theo đơn hàng
Hiện nay có rất nhiều chương trình khuyến mãi được đưa ra để khuyến khích người tiêu dùng mua hàng, nhu cầu thống kê và quản lý lượng hàng bán ra trong các chương trình khuyến mãi, doanh thu trong thời gian khuyến mãi là hết sức cần thiết. BMS.trade cho phép nhà quản lý quản lý và theo dõi được việc thực hiện các chương trình khuyến mãi và doanh số thu được từ các chương trình này.
Chiết khấu – khuyến mãi theo mặt hàng
BMS.trade hỗ trợ thiết lập các chương trình khuyến mãi theo mặt hàng như mua hàng tặng hàng, giảm giá trên từng mặt hàng hoặc giảm giá khi mua số lượng nhiều.
Mức giá
Đối với mỗi loại khách hàng như khách hàng thân thiết, khách VIP hay các đại lý thường được áp dụng một mức giá ưu đãi nhất định khác nhau. Người dùng có thể tự định nghĩa các mức giá và áp dụng cho đối tượng khách hàng tùy ý.
Cập nhật giá cho sản phẩm
BMS.trade hỗ trợ cập nhật nhanh đơn giá mua, giá bán cho từng sản phẩm hoặc nhiều sản phẩm theo phương thức cộng thêm hoặc theo tỉ lệ %
Phân hệ này giúp quản lý tất cả các hoạt động thu, chi, như thu chi công nợ, thu tiền gối đầu, chi tiền hoa hồng, chi tạm ứng lương, chi tiền lương và các khoản thu chi khác. Đồng thời theo dõi quỹ tiền mặt và tổng hợp tiền mặt theo từng loại tiền.
Phân hệ Thu chi
Sơ đồ chức năng
Phiếu thu
Ngoài việc theo dõi thu tiền công nợ khách hàng, tính năng này giúp kế toán thực hiện các nghiệp vụ liên quan khác như: thu tiền gối đầu của khách hàng và các khoản thu khác.
Hệ thống hỗ trợ hoạch toán tự động, tuy nhiên người dùng có thể tự hoạch toán bằng tay hoặc hoạch toán theo chứng từ. Có thể hoạch toán một hoặc nhiều chứng từ cùng một lúc.
Phiếu chi
Tính năng này giúp kế toán theo dõi được hoạt động chi của doanh nghiệp như chi tiền trả công nợ nhà cung cấp, chi tiền gối đầu, các khoản chi khác. Hệ thống tự động hoạch toán hoặc kế toán có thể tự hoạch toán bằng tay hay hoạch toán theo chứng từ.
Đồng thời ghi nhận các khoản phát sinh cần phải chi như tiền lương, tiền tạm ứng, phí công tác. Hệ thống tự động cập nhật vào sổ quỹ tiền mặt.
Phân hệ báo cáo: Đây là phân hệ quan trọng và cần thiết nhất đối với nhà quản lý, nó cung cấp cái nhìn tổng quan về toàn bộ hoạt động kinh doanh diễn ra trong doanh nghiệp.
Việc có thể truy xuất cơ sở dữ liệu tại mọi nơi, tại mọi thời điểm giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin nhanh chóng để từ đó có thể đưa ra những chiến lược phát triển mới, những quyết định thay đổi kịp thời đem lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Sơ đồ chức năng
Báo cáo kho hàng
Cung cấp thông tin về thẻ kho, hàng tồn kho, tình hình nhập – xuất – tồn kho trong kỳ, chi tiết phát sinh nhập trong kỳ, chi tiết phát sinh xuất trong kỳ, các thông tin về hàng hóa luân chuyển trong kỳ.
Báo cáo mua hàng
Gồm hệ thống các báo cáo liên quan đến nghiệp vụ mua hàng: chi tiết công nợ phải trả, tổng hợp công nợ phải trả, thống kê nợ quá hạn, chi tiết tiền mua hàng, chi tiết tiền xuất trả hàng, chi tiết tiền trả công nợ, danh sách chứng từ công nợ chưa trả, chi tiết công nợ theo phiếu nhập.
Báo cáo bán hàng
Gồm các báo cáo thống kê về công nợ phải thu của khách hàng, thống kê nợ quá hạn, chi tiết bán hàng cho khách, chi tiết nhập hàng trả lại, chi tiết tiền thu của khách, danh sách chứng từ công nợ chưa thu, chi tiết công nợ theo phiếu xuất.
Chấm công – tính lương
Hệ thống báo cáo liên quan đến nhân sự – tiền lương như: bảng chấm công, bảng lương tháng, bảng lương tổng hợp, thống kê tạm ứng, thống kê chi lương.
Báo cáo thu chi
Bao gồm các báo cáo liên quan đến thu chi – quỹ tiền: quỹ tiền mặt, tổng hợp theo loại tiền tệ, báo cáo các khoản thu khác, báo cáo các khoản chi khác, danh sách phiếu thu công nợ, danh sách phiếu chi công nợ, danh sách phiếu chi hoa hồng, sổ chi tiết tài khoản ngân hàng.
Báo cáo nhân viên kinh doanh
Tập hợp các báo cáo liên quan đến nhân viên kinh doanh như: chi tiết bán hàng, chi tiết công nợ phải thu, tổng hợp công nợ phải thu, chi tiết tiền thu công nợ, tổng hợp nhóm hàng bán theo nhân viên, tổng hợp hàng báo theo NV-KH-Hàng hóa, thống kê tiền chiết khấu của nhân viên
Báo cáo tổng hợp
Tổng hợp các thông tin quản trị, thống kê kết quả hoạt động kinh doanh: tổng kết bán hàng theo hàng hóa, tổng kết bán hàng theo khách hàng, tổng hợp bán hàng theo hàng hóa – KH, liệt kê hóa đơn bán hàng có VAT, liệt kê hóa đơn nhập hàng có VAT, kêt quả hoạt động kinh doanh, vốn kinh doanh, phiếu xuất tổng hợp.
Địa chỉ liên lạc và hỗ trợ
Phòng hỗ trợ sản phẩm BMS.trade – Công Ty Trí Tuệ Việt
Địa chỉ: 10(A2), Phổ Quang, P.2, Quận Tân Bình, TPHCM
Phân hệ này bao gồm các tính năng giúp quản lý danh sách nhân viên, chấm công và tự động tính lương cho nhân viên. Ngoài ra, hỗ trợ đặt mục tiêu bán hàng cho từng nhân viên và tính chiết khấu cho nhân viên khi đạt doanh số.
Cung cấp các báo cáo thống kê liên quan đến nhân sự, tiền lương.
Sơ đồ chức năng
Danh sách nhân viên
Tính năng này giúp quản lý danh sách nhân viên, quản lý các thông tin của nhân viên, khai báo mức lương cho nhân viên và số ngày công của nhân viên.
Màn hình thêm mới một nhân viên
Danh sách nhân viên
Chấm công
Chức năng này ghi nhận ngày làm việc, ngày nghỉ, vắng mặt của từng nhân viên và tổng hợp ngày công nhân viên.
Tính lương
Tự động tính lương cho nhân viên dựa vào ngày công trên bảng chấm công, nếu nhân viên nhận lương theo doanh số hệ thống sẽ tự hoạch toán và tính vào lương.
Chiết khấu nhân viên
Đặt mục tiêu bán hàng cho từng nhân viên và thiết lập các mức chiết khấu cho nhân viên khi đạt doanh số.
Báo cáo chấm công – tính lương
Cung cấp các báo cáo liên quan đến nhân sự, tổng hợp bảng chấm công nhân viên, bảng lương nhân viên.
Dòng sản phẩm phần mềm Quản lý kinh doanh – VsoftBMS.trade được Vsoft xây dựng với mục tiêu hàng đầu là hỗ trợ các cơ sở, các doanh nghiệp hoạt động kinh doanh mua bán hàng hoá, dịch vụ có được một công cụ quản lý tổng thể và thống nhất cho toàn bộ doanh nghiệp của mình một cách có hiệu quả: Đáp ứng đầy đủ mọi nghiệp vụ – Triển khai sử dụng dễ dàng – Hiệu quả cao với chi phí thấp.
VsoftBMS.trade có những chức năng được mở rộng như Quản lýxuất nhập – mua bán hàng hóa, Quản lýthu chi – qũy tiền, Quản lýcông nợ phải thu, Quản lýcông nợ phải trả, Doanh số bán hàng, Quản lý kho hàng – Xuất -Nhập – Tồn, Hệ thốngbáo cáo quản lý kinh doanh, VsoftBMS.trade còn đáp ứng được nhu cầu của các đơn vị cần quản lý hàng hóa nhập xuất theo mã vạch (Barcode), quản lý nhiều kho hàng, quản lý đơn giá định mức, quản lý tiếp thị, quản lý hoa hồng khách hàng, quản lý chiết khấu theo định mức doanh số của Khách Hàng – Tiếp Thị, Quản lý đơn đặt hàng.v.v.
Đặc điểm
Khách hàng phân cấp theo nhiều nhóm đối tượng, nhiều thuộc tính có mức chiết khấu, thanh toán, liên hệ…
Hàng hoá phân cấp theo nhiều nhóm khác nhau để phục vụ cho công tác thống kê.
Quản lý công nợ theo từng phiếu mua, phiếu bán với nhiều đợt thanh toán.
Quản lý thẻ kho theo từng mặt hàng, quản lý xuất nhập tồn tất cả các mặt hàng, nhóm hàng.
Quản lý nhiều kho hàng với chức năng nhập hàng và kiểm hàng thực tế, báo cáo chênh lệch kho…
Quản lý lưu chuyển kho nội bộ.
Hỗ trợ nhập – xuất hàng hóa bằng mã vạch (barcode) – tương ứng với mã hàng hóa.
Quản lý hàng nhập trả lại theo từng khách hàng, hàng xuất trả lại theo từng nhà cung cấp.
Quản lý mua hàng với công nợ phải trả: lập phiếu mua hàng, phiếu chi, xuất trả hàng và đổi lại hàng mua.
Quản lý bán hàng với công nợ phải thu: lập phiếu bán hàng, phiếu thu, nhập trả hàng và đổi lại hàng bán.
Quản lý nhân viên tiếp thị, bán hàng: định mức chiết khấu theo doanh số thu, theo từng nhóm hàng bán…
Quản lý, theo dõi đơn đặt hàng trước, chuyển đơn hàng thành phiếu xuất…
Hệ thống báo cáo đa dạng: danh sách phiếu nhập hàng, danh sách phiếu xuất hàng, danh sách phiếu thu, danh sách phiếu chi, danh sách hàng nhập trả lại , danh sách hàng xuất trả lại trong kỳ hoặc trong các kỳ khác, báo cáo tình hình bán hàng, công nợ của tiếp thị, báo cáo chi tiết, tổng hợp và phân tích số liệu kinh doanh theo nhiều hướng.
Các báo cáo linh động theo thời gian, thời kỳ kinh doanh. Các báo cáo đa dạng sẽ là công cụ đắc lực nhất hỗ trợ các quyết định phát triển đầu tư kinh doanh cho các cấp quản lý, giám sát.
Chương trình bảo mật theo mã người sử dụng để đảm bảo hệ thống không bị xâm nhập trái phép.
Chức năng lưu trữ – phục hồi sẽ lưu trữ các thông tin hệ thống cần thiết và phục hồi hoạt động của hệ thống một cách nhanh chóng khi gặp sự cố.
Hệ thống quản lý và phân quyền người sử dụng một cách chặt chẽ đến từng chức năng nghiệp vụ, báo cáo…
Giao diện đồ họa đẹp mắt và dễ sử dụng. Ngôn ngữ giao tiếp Tiếng Việt, có phần trợ giúp cho công việc nhập liệu nhanh chóng, cung cấp các tiện ích xuất dữ liệu sang các ứng dụng văn phòng.
Liên kết dễ dàng với các ứng dụng khác trên Windows: soạn thảo văn bản, bảng tính điện tử…
Môi trường làm việc có thể là riêng lẻ (máy đơn) hay nhiều người sử dụng (mạng cục bộ hay mạng diện rộng).
Dễ dàng nối kết và chuyển giao số liệu với các phân hệ quản lý đã có sẵn.
Hệ thống vận hành với các hệ quản trị cơ sở dữ liệu thông dụng như: MS Access / MS SQL server.
Yêu cầu phần cứng máy tính không cao, với cầu hình tối thiểu: Pentium || 1G RAM, Hệ điều hành / WinXP/ Win 7
Những bước cơ bản nhập liệu trong BMS.trade
Bước 1: Đăng nhập:
Tên đăng nhập mặc định: admin
Mật khẩu: *** liên hệ Vsoft
Hệ thống=>Danh sách người dùng: để thêm mới người dùng
Bước 2: Hệ thống
Hệ thống => thiết lập thông tin hệ thống
Phần thông tin công ty : để thiết lập những thông tin đơn vị như: tên công ty, địa chỉ….
Hình 1: cấu hình chương trình
Tổ chức danh mục:
Trong BMS. Trade hỗ trợ cách nhập liệu cho phần danh mục bằng chức năng import dữ liệu từ file excel. Nhưng trong phần trình bày bên dưới hướng dẫn người dùng nhập trực tiếp phần danh mục từ các phân hệ trong chương trình.
Bước 3: Nhóm khách hàng- nhà cung cấp
Mỗi khách hàng- nhà cung cấp sẽ thuộc một nhóm khách hàng- nhà cung cấp.
Danh mục=> nhóm khách hàng- nhà cung cấp
Bước 4:Khách hàng- nhà cung cấp
Thêm mới khách hàng- nhà cung cấp: Danh mục-> Khách hàng – nhà cung cấp chọn
Check : Khách hàng nếu đó là khách hàng
Check : nhà cung cấp nếu đó là nhà cung cấp.
Nếu tạo mới người vừa là khách hàng , vừa là nhà cung cấp thì check cả 2 ô
Sau khi tạo thông tin xong nhấn để thoát màn hình đang thao tác.
Chọn để lưu thông tin mới tạo.Nên tổ chức khách hàng- nhà cung cấp theo nhóm khách hàng- nhà cung cấp để quản lý. Cách thực hiện Danh mục => nhóm khách hàng- nhà cung cấp
Hình 2: thêm mới khách hàng- nhà cung cấp
Bước 5: Công nợ đầu kỳ
Danh mục=> công nợ đầu kỳ
Nhập vào cột “Số tiền phải thu” (nếu là khách hàng) hoặc “Số tiền phải trả “(nếu là nhà cung cấp). Thực hiện xong nhận nút Cập nhật
Bước 6: Kho hàng
Danh mục => kho hàng
Kho hàng có thể là kho vật lý (hiện hữu trong thực tế) hay kho hàng logic để giải quyết các nghiệp vụ.
Thêm mới kho hàng như thêm những danh mục khác.
Hình 3: thêm mới kho hàng
Bước 7: Ngành hàng
Danh mục => ngành hàng
Dùng để phân biệt những ngành hàng khác nhanh như: ngành may mặc, ngành điện tử…Nếu không có nhiều ngành hàng có thể tạo 1 ngành hàng “mặc định” để sử dụng.
Bước 8: Nhóm hàng
Danh mục => nhóm hàng.
Thêm mới nhóm hàng tương tự như thêm mới những danh mục khác.
Chú ý: 1 nhóm hàng phải thuộc một ngành hàng. Ngành hàng chính là phần danh mục ngành được tạo tại bước trên. Danh mục=> ngành hàng
Bước 9: Hàng hóa
Danh mục => hàng hóa => thêm mới
Nhâp thông tin cho phầnhàng hóa:
Mã hàng: mỗi hàng hóa có mã hàng, và duy nhất, nên nhập không dấu.
Đơn vị tính: nhập trực tiêp đơn vị tính của hàng hóa. Nếu hàng hóa có nhiều đơn vị tính thì nhập đơn vị tính nhỏ nhất tại đây
Nhóm hàng: 1 hàng hóa sẽ thuộc 1 nhóm hàng cụ thể. Nhóm hàng được tạo trong phần Danh mục=> nhóm hàng.
Nhập đơn giá mua/ đơn giá bán tương ứng của hàng hóa.
Số lương tồn max: Hàng hóa trong kho tồn vượt số lượng tồn max đă chọn sẽ thể hiện màu “Đỏ” để dễ dàng theo dơi trong Kho hàng=> thống kê hàng tồn
Số lượng tồn min:Hàng hóa trong kho tồn nhỏ hơn số lượng tồn min đă chọn sẽ thể hiện màu “Xanh” để dễ dàng theo dơi trong Kho hàng=> thống kê hàng tồn
Hình 4: thêm mới hàng hóa
Bước 10: Khởi tạo hàng tồn đầu
Danh mục => Khởi tạo hàng tồn đầu kỳ
Nhập số liệu tồn kho đầu kỳ, là lượng hàng tồn kho trước khi bắt đầu sử dụng VsoftBMS.trade Bạn nên nhập số liệu này ngay khi bắt đầu, tuy nhiên VsoftBMS.trade cũng cho phép Bạn nhập lại và tính toán lại hàng đầu kỳ khi đã phát sinh số liệu xuất nhập.
Hình: khởi tạo hàng tồn đầu
Chọn kho hàng và nhóm hàng tương ứng, hoặc chọn nhóm hàng “Tất cả”.Nhập trực tiêp “Số lượng đầu kỳ” “Đơn giá đầu kỳ” của hàng hóa rồi chọn
Bước 11: Đơn vị tiền tệ
Danh mục=> đơn vị tiền tệ:Chọn đến đơn vị tiền tệ sử dụng (VND, hoặc USD) chọn
.Nhập vào số tiền đầu kỳ chọn
Hình 5: đơn vị tiền tệ
Quá trình nhập liệu cơ bản đã xong. Trong quá trình nhập xuất nếu phát sinh những thông tin mới, thì quá trình thao tác tương tự như trên.Sau khi thao tác phần danh mục, chuyển sang các nghiệp vụ mua hàng, bán hàng, thu \chi… trong chương trình.
Bước 12: Mua hàng
Mua hàng => phiếu nhập mua hàng =>
Nhập thông tin :
Chọn hàng hóa từ danh sách hàng hóa bên phải. Nhấn double click chuột để chuyển hàng hóa tới phiếu xuất bán, hoặc nhấn
Tại ô Mã hàng (F9): có thể nhập mă hàng, chương trình sẽ lọc tương ứng hàng hóa từ danh sách bên phải phiếu xuất hàng.
Chọn
để lưu phiếu bán hàng hoặc
để lưu và in phiếu ra máy in.
Trên phiếu xuất bán hàng chọn : “Tiền tệ” nếu thực hiện trả tiền trực tiếp. Chương trình sẽ tự động tạo phiếu nhập hàng và phiếu chi tiền trong phần: Tiền tệ => danh sách phiếu chi.
Chọn “công nợ” nếu phiếu bán hàng chưa thanh toán.
Hình 6: phiếu nhập mua hàng
Lập phiếu chi cho phiếu mua hàng
Trong Mua hàng=> danh sách phiếu nhập mua hàng, nhấn chuột phải sẽ có những chức năng thao tác nhanh với phiếu mua hàng. Có thể tạo trực tiếp phiếu chi từ đây, thay vì qua phần tiền tệ => phiếu chi tiền
Hình: phiếu chi tiền
Bước 13: Bán hàng
Khi hàng hóa đã có trong kho (nhờ thao tác khởi tạo hàng tồn đầu kỳ, hoặc phiếu mua hàng). thực hiện thao tác bán hàng cho khách hàng.
Bán hàng => Phiếu xuất bán hàng => để tạo mới phiếu xuất bán hàng.
chọn “Tiền mặt” chương trình tự động tạo “Phiếu thu tiền” tương ứng trong phần : Tiền tệ => Danh sách phiếu thu tiền.
Hình: phiếu xuất hàng
Bước 14: Tiền tệ
Thực hiện những nghiệp vụ liên quan đến thu/chi tiền tệ
Tiền tệ => Phiếu thu.
Cho phép thực hiện thu tiền với trường hợp thu công nợ (thu tiền từ những phiếu xuất bán hàng) hoặc thu tiền cho những trường hợp khác : như thu văn phòng, thu tạm ứng…
Hình: phiếu thu tiền
Tiền tệ=> phiếu chi
Thực hiện chi tiền trả nhà cung cấp, hoặc chi khác. Cho phép hoạch toán « tự động » hoặc « hoạch toán bằng tay » giúp người dùng thực hiện dễ dàng và nhanh chóng.
Hình: phiếu chi tiền
Bước 15: Báo cáo
Mua hàng=> báo cáo mua hàng
Cho phép theo dơi những thông tin liên quan đến phần mua hàng như: số tiền đă trả nhà cung cấp, số tiền c̣n phải trả, chi tiết hàng mua…
Bán hàng=> báo cáo bán hàng
Cho phép người dùng theo dơi nhanh chóng những nghiệp vụ liên quan đến bán hàng.
như chi tiết công nợ phải thu, chi tiết tiền bán hàng cho khách…
Tiền tệ => báo cáo tiền tệ
Tổng hợp những báo cáo liên quan đến việc thu / chi tiền tệ.
Báo cáo
Phân hệ báo cáo sẽ bao gồm những báo cáo được thiết kế thành từng nhóm dễ dàng theo dơi, như báo cáo : tiền tệ, kho hàng….
VD: báo cáo nhập xuất tồn trong phần kho hàng, cho biết những phát sinh nhập/xuất của hàng hóa trong kỳ.
Vsoft Group 